Frais de voyage de base pour le vrillage

Alors que les frais de déplacement d’affaires augmentent, les entreprises se rendent compte qu’une meilleure technique de gestion des coûts peut faire une différence

Nous. Les dépenses de voyage d’entreprise ont grimpé à plus de 143 milliards de dollars en 1994, selon la plus récente enquête d’American Express sur la gestion des voyages d’affaires. Les employeurs du secteur privé dépensent environ 2 484 $ par employé pour les voyages et les divertissements, soit une augmentation de 17 % au cours des quatre dernières années.

Les coûts de T et E de l’entreprise, qui sont maintenant la troisième dépense contrôlable en importance derrière les coûts de vente et de traitement des données, font l’objet d’un nouvel examen. Les entreprises se rendent compte que même une économie de 1 ou 2 p. 100 peut se traduire par des millions de dollars ajoutés à leurs résultats.

Les économies de cet ordre ne manqueront pas d’attirer l’attention de la direction, ce qui est une exigence pour ce type de projet. La participation commence par la compréhension et l’évaluation des composantes de la gestion de la T et E afin de la contrôler et de la surveiller plus efficacement.

La gestion pratique comprend l’attribution de la responsabilité de la gestion des voyages, la mise en œuvre d’un système de mesure de la qualité des services de voyage utilisés, et la rédaction et la distribution d’une politique officielle de voyage. Seulement 64 p. 100 des sociétés américaines ont des politiques de voyage.

Même avec l’appui de la haute direction, le chemin de l’épargne est difficile – seule une entreprise sur trois a mis en place avec succès un programme interne qui aidera à réduire les frais de déplacement, et la myriade d’aspects des voyages sont si écrasantes, la plupart des entreprises ne savent pas où pour commencer. « L’industrie du voyage est basée sur l’information », explique Steven R. Schoen, fondateur et chef de la direction de The Global Group Inc. « Jusqu’à ce qu’un passager pose réellement le pied dans l’avion, il n’achète [que] de l’information. »

Si c’est le cas, la technologie de l’information semble un endroit viable pour marteler ces économies insaisissables, mais très recherchées. « Les innovations technologiques dans l’industrie du voyage d’affaires permettent aux entreprises de réaliser le potentiel de l’automatisation pour contrôler et réduire les coûts indirects [de voyage] », déclare Roger H. Ballou, président du Travel Services Group USA d’American Express. « De plus, de nombreuses entreprises se lancent dans des programmes de qualité qui comprennent des efforts sophistiqués d’amélioration des processus et de réingénierie visant à améliorer considérablement les processus de gestion des t-ampynets et à réduire les coûts indirects. »

Comme les entreprises se tournent vers la technologie pour réaliser des économies potentielles, elles peuvent devenir très créatives au sujet des méthodes qu’elles emploient.

Le Grand Leveler

Les systèmes de réservation centralisés ont longtemps été le domaine exclusif des agents de voyages et d’autres professionnels de l’industrie. Mais tout cela a changé en novembre 1992, lorsqu’une décision du ministère des Transports a permis au grand public d’accéder à des systèmes comme Apollo et SABRE. Les logiciels de gestion des voyages, tels que TripPower et TravelNet, ont immédiatement vu le jour, donnant aux entreprises un aperçu de l’endroit où leurs dollars t et E sont dépensés.

Le logiciel suit les tendances en matière de dépenses en interfaçant avec la base de données de la société et en donnant accès à des systèmes de réservation centralisés qui fournissent des informations de réservation immédiates aux compagnies aériennes, aux hôtels et aux agences de location de voitures. Ces programmes permettent également aux utilisateurs de générer des rapports de voyage informatisés sur les économies de coûts avec des détails sur l’endroit où les rabais ont été obtenus, l’utilisation de l’hôtel et de la voiture et les habitudes de déplacement entre les villes. Les données réelles donnent aux entreprises un effet de levier supplémentaire lorsqu’elles négocient des rabais avec les fournisseurs de voyages.

« Lorsque vous êtes propriétaire de l’information, vous n’avez pas à revenir à la case départ chaque fois que vous décidez de changer d’agence », explique Mary Savovie Stephens, directrice des voyages pour le géant de la biotechnologie Chiron Corp.

Sybase Inc., un leader des logiciels clients/serveurs avec un budget annuel de plus de 15 millions de dollars, est d’accord. « Le logiciel nous donne une visibilité sans précédent sur la façon dont les employés dépensent leurs fonds de voyage et de meilleurs moyens de pression pour négocier avec les fournisseurs de services de voyage », déclare Robert Lerner, directeur des services de crédit et de voyage d’entreprise chez Sybase Inc. « Nous avons un meilleur accès aux données, plus rapidement, dans un environnement en temps réel, ce qui devrait nous permettre de réaliser d’importantes économies en T-E. Maintenant, nous avons le contrôle de nos informations de voyage et nous n’avons plus à dépendre exclusivement des agences et des compagnies aériennes.

Le coût de ce privilège dépend du volume d’affaires. Les achats ponctuels de logiciels de gestion de voyage peuvent aller de moins de 100 $ à plus de 125 000 $. Certains fournisseurs de logiciels accueilleront les petits utilisateurs en vendant des logiciels fragmentaires pour 5 $ à 12 $ par voyage réservé, encore une économie importante de la norme de l’industrie de 50 $ par transaction.

Plus de billets

Les voyages sans papier s’accélèrent plus rapidement que le bureau sans papier, car les fournisseurs de services et les consommateurs travaillent ensemble pour réduire le prix des billets pour les voyageurs d’affaires. Peut-être le plus avant-gardiste des avances est « ticketless » Voyage, que presque toutes les grandes compagnies aériennes sont des essais.

En attendant, les fournisseurs de voyages et les agences expérimentent de nouvelles technologies pour permettre aux voyageurs de réserver des services de voyage via Internet, e-mail et kiosques de billetterie sans surveillance. Best Western International, Hyatt Hotels et plusieurs autres grandes chaînes hôtelières commercialisent sur Internet. Ces services réduisent le besoin de papier et offrent un meilleur service et des avantages périphériques tels qu’une efficacité accrue, un meilleur suivi des frais de déplacement et des tendances, et la réduction des coûts.

Dennis Egolf, directeur financier du Veterans Affairs Medical Center à Louisville, au Kentucky, s’est rendu compte que l’emplacement décentralisé du centre médical, à un quart de mille de l’hôpital, rendait l’efficacité difficile. « Nous perdions du temps de production et les choses se sont perdues », dit-il. « Chaque note de service devait être transportée à la main pour approbation, et nous avions besoin de sept copies différentes de chaque commande de voyage. » Par conséquent, Egolf a essayé un logiciel de réduction du papier conçu pour le gouvernement fédéral.

Le logiciel permet à l’hôpital de gérer les déplacements en ligne, du suivi des indemnités par jour et du calcul des dépenses à la génération de formulaires d’avance de fonds et à l’autorisation des bons de remboursement. Le logiciel permet également à l’hôpital de tenir un compte courant de ses frais de voyage et de son budget de voyage restant.

« Aujourd’hui, à toutes fins pratiques, le système est sans papier », dit Egolf. Le logiciel a aidé l’hôpital à réduire le temps de traitement des documents de 93 pour cent. « L’objectif initial était axé sur la gestion des déplacements des employés sans papier », dit-il. « Nous avons atteint cet objectif, en partie grâce aux efforts du personnel et en partie à l’exactitude du logiciel. »

Avec seulement un investissement de 6 000 $, l’hôpital a économisé 70 $ par voyage d’employé et a économisé près de la moitié de son budget de 200 000 $ t et E grâce au programme de réduction du papier.

Là-bas

La consolidation des arrangements de voyage d’entreprise par moins d’agences est une tendance croissante depuis 1982. Près de trois entreprises sur quatre font maintenant des plans de voyage pour leurs emplacements d’affaires par l’intermédiaire d’une seule agence, comparativement à 51 p. 100 en 1988. Deux avantages majeurs de la consolidation des agences sont la facilitation de la comptabilité et de la budgétisation des t-amp;E, ainsi que l’effet de levier dans la négociation de rabais futurs sur les voyages.

Une avancée technologique majeure qui permet à cette tendance de consolidation de s’épanouir est l’introduction d’imprimantes de billets par satellite (STP). L’utilisation de STPs permet à une agence de voyage de regrouper toutes les opérations à un seul bureau à domicile, tout en enentrant tous les billets nécessaires à divers endroits instantanément via divers services de câblage. Comme le terme l’indique, la machinerie imprime immédiatement les billets d’avion sur place, éliminant ainsi les frais de livraison.

Pour London Fog, les STP sont une bénédiction. Le budget annuel de Plus de 15 millions de dollars de London Fog est réparti à parts égales entre ses deux sites à Eldersburg, au Nouveau-York, et à New York. Chaque emplacement achète le même nombre de billets, donc l’égalité d’accès à la billetterie de leur agence est un must. Avec un STP dans leurs deux emplacements, la société dessert les deux bureaux avec une agence à Baltimore. Chaque bureau a accès à des billets immédiats et parvient toujours à économiser en n’ayant pas à payer des frais de messagerie et de courrier express qui peuvent aller jusqu’à 15 $ pour chacun des plus de 500 billets que chaque achat annuel.

Le budget annuel de Plus de 20 millions de dollars de Conde Nast Publications est réparti entre ses sites de Los Angeles, San Francisco, Chicago, New York et Detroit. Depuis 1994, les arrangements de voyage ont été gérés par une agence centralisée, Advanced Travel Management à New York, en installant un STP dans chacun de ces cinq emplacements. En plus d’une efficacité accrue due à la consolidation, Conde Nast a maintenant la possibilité de changer les plans de voyage à tout moment et d’avoir de nouveaux billets en main instantanément.

Le véritable avantage est que les machines sont détenues et entretenues par l’agence de voyage., donc il n’y a aucun coût pour l’entreprise. Toutefois, en raison des dépenses importantes, les STP ne sont une option que pour les principaux acheteurs de billets. « Les STP sont une option viable dans ce processus pour tout endroit qui achète plus de 500 000 $ par année en billets», affirme M. Shoen.

Comme les tarifs aériens se sitorsent en moyenne 43 p. 100 des dépenses de t-amp; E de toute entreprise, les économies réalisées grâce aux diverses utilisations de la technologie sont devenues spectaculaires. Par exemple, la capacité des sociétés de recueillir et d’analyser leurs propres tendances en matière de voyages a mené à la création d’un prix net d’achat-négociation entre une société et une compagnie aérienne pour acheter des billets qui n’incluent pas les dépenses supplémentaires de commissions, dérogations, frais de transaction, frais de transaction d’agence et autres remises.

Bien que la plupart des grands transporteurs américains proclament publiquement qu’ils ne négocient pas les rabais des entreprises en dessous des tarifs publiés sur le marché, l’enquête American Express sur la gestion des voyages d’affaires a révélé que 38 pour cent des entreprises américaines avaient accès à, ou avaient déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès à, ou avait déjà eu accès mises en œuvre, négocié des rabais sur les compagnies aériennes. La disponibilité et la mécanique de ces arrangements varient considérablement selon le transporteur.

Quel est le prix?

Fred Swaffer, directeur des transports chez Hewlett-Packard et ardent défenseur du système de prix nets, a été le pionnier du concept de tarification payante avec les sociétés de gestion de voyages sous contrat avec H-P. Il affirme que H-P, qui dépense plus de 528 millions de dollars par année en T-E, prévoit d’avoir tous les voyages aériens basés sur le prix net.. « À l’heure actuelle, nous avons plusieurs tarifs nets à divers stades d’entente », dit-il. « Ces tarifs sont négociés avec les compagnies aériennes au niveau de l’entreprise, puis s’amenent dans chacune de nos sept régions géographiques. »

Frank Kent, directeur régional de l’Ouest pour United Airlines, est d’accord : « United Airlines participe à la réduction du volume d’entreprise, comme l’achat de billets en vrac, mais pas avec des prix nets. Je n’ai pas encore vu un accord sur le tarif net qui ait du sens pour nous. Nous ne nous y opposons pas, mais nous ne le comprenons tout simplement pas pour l’instant.

Kent souligne : « Les compagnies aériennes devraient s’adresser aux sociétés ayant des relations stratégiques à long terme plutôt qu’avec de simples rabais. Nous aimerions que nous nous voyions engagés envers une société plutôt que simplement impliqués.

Alors que les frais de déplacement des entreprises augmentent, les entreprises se rendent compte qu’une meilleure technique de gestion des coûts peut faire une différence.

Nous. Les dépenses de voyage d’entreprise ont grimpé à plus de 143 milliards de dollars en 1994, selon la plus récente enquête d’American Express sur la gestion des voyages d’affaires. Les employeurs du secteur privé dépensent environ 2 484 $ par employé pour les voyages et les divertissements, soit une augmentation de 17 % au cours des quatre dernières années.

Les coûts de T et E de l’entreprise, qui sont maintenant la troisième dépense contrôlable en importance derrière les coûts de vente et de traitement des données, font l’objet d’un nouvel examen. Les entreprises se rendent compte que même une économie de 1 ou 2 p. 100 peut se traduire par des millions de dollars ajoutés à leurs résultats.

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