Éléments d’un solide programme de voyages d’affaires

Afin de tirer le meilleur parti de votre budget de voyage d’entreprise, il est essentiel de planifier pour tirer parti de votre programme pour tout ce qu’il vaut. Dire aux voyageurs de choisir le billet d’avion logique le plus bas n’est tout simplement pas suffisant. Voici les éléments qui devraient être pris en considération lors de la planification ou de l’évaluation de votre programme de voyage.

  1. Politique de voyage

Une politique de voyage bien écrite et diffusée est à la base de tout bon programme de voyage, et je suis constamment étonné que tant de sociétés ont une telle politique de voyage dépassée et mal conçue, si elles en ont un à tous. Il n’est pas difficile de trouver une politique bien écrite. On peut être trouvé en ligne assez facilement. Tout ce qui reste, c’est qu’il est édité pour refléter la culture d’entreprise, et diffusé au sein de l’entreprise afin que tout le monde comprend et accepte de le suivre. Pour cette raison, c’est une bonne idée que tout le monde signe une copie de la politique de voyage pour s’assurer qu’elle est lue, comprise et détenue par tout le personnel de l’entreprise. Je suggère que tous les membres de l’entreprise signent une copie de la politique de voyage, qu’ils voyagent ou non. Ils peuvent changer de position dans l’entreprise plus tard et être tenus de voyager. Une politique de voyage n’a pas besoin d’être longue ou complexe. Certaines des meilleures politiques de voyage que j’ai jamais vu étaient seulement quelques pages de long.

  1. Déplacements centralisés à l’interne et à l’externe

De nombreuses entreprises ne centralisent pas leur programme de voyage, et elles paient un prix en termes de perte d’opportunités de réduction des dépenses et d’efficacité interne. Beaucoup d’entreprises qui ne centralisent pas les voyages ont peur d’exiger des voyageurs qu’ils fassent quelque chose qu’ils ne veulent peut-être pas faire, ainsi que l’idée que la centralisation des voyages nécessitera l’embauche d’un gestionnaire de voyage. Ces deux questions peuvent être légitimes, mais elles ne doivent pas l’être dans la plupart des cas. En exigeant des voyageurs de réserver centralement, vous ne les faites pas nécessairement perdre de la flexibilité. Vous pouvez centraliser les voyages tout en permettant aux voyageurs de réserver par eux-mêmes, soit avec une agence de voyage de votre choix, ou en ligne par l’intermédiaire d’un fournisseur avec lequel vous avez établi un partenariat et en qui vous avez confiance. En affectant quelqu’un ayant la responsabilité de superviser les déplacements, vous obtenez un seul point de contact tant à l’interne qu’à l’externe pour les questions de voyage. Si votre entreprise dépense moins d’un million de dollars en voyages aériens, vous n’avez probablement pas besoin d’un gestionnaire de voyage à temps plein. Dans ces cas, la surveillance des déplacements peut être confiée au service des finances, aux ressources humaines ou même à un adjoint de niveau exécutif. Voici un aperçu des avantages à tirer de la centralisation des déplacements.

Lorsque vous centralisez les voyages avec une seule agence, vous gagnez de plusieurs façons importantes. Vous aurez un seul point de contact pour les problèmes pendant que les voyageurs sont sur la route, et vous aurez une entité à aller pour tous vos besoins de voyage. Cela élimine le problème de la consolidation d’un rapport de voyage provenant de plusieurs sources. En rassemblant les voyages, vous tirerez un grand profit des économies d’échelle. Si vous pouvez mesurer le nombre total de déplacements entre diverses divisions ou lieux, vous pouvez obtenir plus pour votre argent auprès des fournisseurs de voyages. Cela vous permettra de gagner plus de programmes de dollars doux compagnie aérienne, ce qui signifie plus de billets gratuits et de surclassements, obtenir un rabais en pourcentage plus élevé de notre compagnie aérienne préférée, et obtenir de meilleurs tarifs négociés de votre hôtel et contrats de voiture. Vos coûts d’exécution diminueront également, car votre agence de voyage réduira souvent ses frais pour un volume global de déplacement plus élevé.

  1. Mélange de réservation en ligne et de service personnel

Il s’agit d’un addenda à l’élément précédent, qui appelle à centraliser les voyages avec une agence de voyage. C’est important, mais ce faisant, vous n’avez pas besoin d’exiger des voyageurs d’utiliser un système de réservation en ligne, et vous n’avez pas besoin d’exiger des voyageurs d’appeler l’agence directement. En offrant aux voyageurs la possibilité de faire l’un ou l’autre, vous accomplissez plusieurs objectifs. Vous réduirez vos coûts d’exécution, car la réservation en ligne est moins chère en termes de frais de service. En donnant aux voyageurs l’option, vous leur donnez un sentiment de contrôle, augmentant ainsi le moral et se tenant une meilleure chance d’un taux d’adoption élevé. Troisièmement, vous laissez ouverte une pratique exemplaire d’utiliser votre moteur de réservation en ligne pour des itinéraires moins complexes, et de permettre aux cadres supérieurs, aux voyageurs fréquents et aux itinéraires complexes d’être réservés directement auprès d’un agent de voyages qui peut offrir un niveau de service plus élevé. et une meilleure expérience de voyage globale là où elle est la plus justifiée.

  1. Regardez sous chaque pierre

Bien que la majeure partie de la plupart des programmes de voyage tournent autour du budget de l’air, il y a plusieurs autres domaines que l’on peut étudier pour trouver des possibilités d’économies. Il ya un couple de domaines plus évidents à regarder, tels que les tarifs d’hôtel négociés à vos hôtels préférés, ou des rabais de location de voiture avec un fournisseur favorisé. Souvent, votre agence de voyages aura déjà des tarifs réduits par le biais d’affiliations de consortiums et de contrats de voiture d’agence. Il y a aussi des domaines moins communs qui devraient être étudiés. Par exemple, si le transport terrestre est une préoccupation, la plupart des fournisseurs offriront des tarifs réduits et une option de facturation directe. Les arrangements de facturation directe avec les hôtels et les agences de location de voitures sont également un excellent moyen d’accroître l’efficacité et de faciliter le travail du service de comptabilité.

  1. Tirez parti des contrats en dollars durs et en dollars mous

La plupart des grandes compagnies aériennes offrent aujourd’hui des rabais en dollars durs ainsi que des incitations en dollars doux en échange de la fidélité de l’entreprise à leur produit. Si votre programme de voyage est dépensé pour un million de dollars, vous pouvez obtenir un rabais sur les tarifs les plus bas de votre transporteur de choix en échange d’un engagement de part de marché. Pour vos transporteurs secondaires, ou si votre volume est inférieur au minimum requis par la compagnie aérienne, vous pouvez participer à des programmes à un dollar doux pour des billets gratuits et des sur classements gratuits, ainsi que des améliorations du statut de voyageur ou des laissez-passer de club d’aéroport. Ces programmes nécessitent peu de volume, mais ils ne sont pas bien médiatisés de sorte que vous devrez peut-être chasser pour eux ou demander Baker Voyage ou votre agence actuelle pour vous diriger dans la bonne direction.

  1. Ne négligez pas le volume de l’hôtel

Le volume de l’hôtel est parfois négligé, mais il ne devrait pas être. Les tarifs négociés peuvent être obtenus par l’intermédiaire de votre agence de voyages ou directement avec les propriétés hôtelières de votre choix. Les hôtels individuels à proximité des établissements d’affaires négocieront des tarifs réduits pour vous en échange d’un engagement minimum chambre /nuit. En utilisant une agence de voyage, vous êtes susceptible de recevoir des rabais de 5% à 50% sur des milliers d’hôtels dans le monde entier.

  1. Avoir au moins un contrat de location de voiture

Les contrats de location de voitures sont faciles à conclure et nécessitent peu d’engagement de la part de la société. Choisissez un partenaire qui a des emplacements d’aéroport et une réputation pour l’excellent service à la clientèle. Vous pouvez économiser 5-10% très facilement et pouvez également négocier l’adhésion de locataire fréquent pour tous vos employés. Cela les rendra plus efficaces et améliorera le moral. Vous pouvez également conclure des accords de facturation directe en même temps qui peuvent rendre les emplois de vos voyageurs et du personnel comptable beaucoup moins stressants.

  1. Comprendre les contrats de groupe et de réunion

Les compagnies aériennes et les hôtels actualiseront vos tarifs et tarifs lorsque des groupes voyagent ensemble ou se rencontrent à une seule destination à partir de plusieurs points d’origine. Ces contrats de réunion peuvent vous apporter des réductions de billets d’avion de 2-10%, et si vous avez assez de voyageurs sur une seule compagnie aérienne, vous pouvez être en mesure de négocier des billets gratuits à attribuer à l’achèvement du contrat. L’exigence minimale est généralement 10 voyageurs se rendre au même endroit en même temps. Certaines compagnies aériennes ont des minimums plus élevés alors assurez-vous de demander avant qu’un contrat soit généré. Les hôtels vont réduire leurs tarifs d’une manière similaire avec un minimum de 10 nuits de chambre. Ces rabais peuvent varier de 10 % à un rabais beaucoup plus élevé selon le taux d’occupation et les écarts saisonniers.

  1. Utiliser les rapports pour améliorer constamment les mesures

Les programmes de voyage bien gérés exigent une surveillance constante et des contrôles financiers doivent être correctement mis à profit. Insistez sur des rapports opportuns et personnalisés qui peuvent être conçus pour vous apporter l’information dont vous avez le plus besoin. En recevant des rapports réguliers sur le comportement des voyageurs et le rendement du contrat des fournisseurs, vous serez en meilleure position pour remplir vos obligations contractuelles, atteindre les objectifs de réduction des coûts et voir où se trouvent les possibilités d’économies futures.

  1. Utilisez toutes les avenues pour améliorer le confort et l’efficacité des voyageurs

Enfin, tout programme de voyage bien géré tiendra compte du confort et de la productivité de leurs voyageurs. Lorsque les voyageurs sont à l’aise, ils peuvent se concentrer sur leurs principales priorités qui aident à propulser votre entreprise vers l’avant. Si les voyageurs sont heureux, ils effectuent à un niveau plus élevé. Demandez si votre agence de voyages peut améliorer le statut de voyageur sur une compagnie aérienne préférée. Regardez dans l’achat de blocs de laissez-passer club de l’aéroport afin qu’ils puissent être utilisés stratégiquement pendant les itinéraires longs et complexes. Il existe de nombreuses façons de récompenser les voyageurs pour la corvée difficile et souvent épuisante de Voyage. Ces types de récompenses génèrent des sentiments de loyauté et une productivité et une efficacité accrues.

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